Algunos consejos para incrementar el rendimiento del tiempo (Parte 2)
a) Es importante tener en un solo registro de las actividades, tareas, rutinas, llamadas, citas, proyectos, recados, como una lista general de todo lo que tiene que llevar a cabo) Hay que revisar diariamente dicha lista y ordenarla por prioridad, urgencia e importancia en lo posible elimine o delegue tareas sencillas, puede aplazar algunas de ellas y anótelas en su agenda, haga su lista diaria y elimínelas de su lista general) Es indispensable realizar la lista diaria del día siguiente para saber que hacer al iniciar su día, procurándola ordenar como se mencionó en el punto anterior) Evaluar las actividades en alta, media o baja según la productividad y procure reducir las de baja y aumentar las de Alta) Observe el período de mayor actividad y realice las actividades de mayor importancia y en las de baja actividad realice las de menor importancia puede realizar una segunda selección en privadas y publicas
Siguiendo con lo puntos importantes
3.
Realice un análisis de la manera en que
está utilizando su tiempo diariamente, esta auto evaluación que debe de ser por
escrito, le permitirá valorar la mejor manera de invertir su tiempo y observar
cual fue la pérdida de dicho tiempo. Con un método de evaluación sea en su
computadora o en una hoja en blanco, puede medir su eficacia como directivo,
ejecutivo o cualquier cargo que tenga en la empresa, haga una evaluación
honesta y razonable, no trate de engañarse usted mismo, esto le permitirá
eliminar los malos hábitos y enfocarse en el rendimiento de sus actividades
4.
Hay que contar con una buena herramienta
para administrar el tiempo, puede ser un reloj un cronómetro o cualquier
dispositivo electrónico que le permita controlar y medir su tiempo, siempre
planifique por escrito o cualquier sistema analógico o digital que sea sencillo
y práctico, pero que cumpla las expectativas, y de fácil manejo. Recuerde la
frase que dice: “Más vale tinta pálida que mente brillante” Los planes que no
se hacen por escrito se olvidan fácilmente y por eso, el hecho de observar
constante mente lo escrito, refuerza la concentración la mentalidad y no se
crean distractores mentales que nos alejen de lo planeado con información
innecesaria.
5.
No se sienta culpable por
cancelar modificar o cambiar el rumbo de sus planes, esto le permitirá poder
cumplir con la parte urgente de su día, pero trate de apegarse lo más posible a
lo planeado.
6.
En su planeación de agenda haga su lista, de seguimiento a las actividades y
mantenga su planeador a la mano para continuar el rumbo trazado, si hay cambios
anótelos inmediatamente y trate de utilizar ese tiempo adelantando ciertas
actividades. Algunas veces al planear sus actividades puede no tomar en cuenta
el tiempo que realiza en dicha actividad, hay
ser ordenado y disciplinado para no caer en ese error que puede
perjudicar lo planeado, tome en cuenta los tiempos de traslados, transito,
horas pico, imprevistos etc. No se comprometa a citas si no puede llegar
puntual y cualquier situación inadvertida avise inmediatamente a su cita para
saber si le pueden esperar o no, la puntualidad es el principio de Gente
profesional, formal y comprometida que valora su propio tiempo y el tiempo de
los demás
7. Al formular su plan diario tome en cuenta la
planeación semanal. Si logra seguir sus planes la casualidad y los pretextos no
existirán. Es muy importante planear, tal vez pueda hacerlo el domingo por la
noche tomando en cuenta la proyección de toda la semana, y cada día antes de
salir de la oficina o antes de dormir dé un vistazo a lo planeado y realizase
cualquier ajuste, según plan mensual semestral
anual; si lo hace el lunes a primera hora puede tomar más tiempo del
necesario y caer en el retraso de lo demás. El horario dependerá de su jornada,
su horario, la vida personal y familiar que tenga recuerde hacerlo de manera
sencilla y fácil no que requiera mucho tiempo
8.
Forme una planificación realista, coherente, flexible.
Recomendamos hacerlo de la siguiente manera 50% a actividades urgentes e
importantes primero o primero enfocándose en resultados de su negocio después
20% a urgencias y contratiempos recuerde ser adaptable y maleable a los
problemas que se susciten 20% para tareas administrativas y 10 al tiempo
destinado para usted, para aumentar su creatividad, proyectar, evaluar,
aterrizar y concretar ideas tal vez algo de diversión pero sin divagar una cosa
es lo planeado y otra lo que se logró
9.
Los asuntos complicados como
problemas, juntas, reportes, evaluaciones, trátelos por la mañana ya que
nuestra mente y cuerpo están tranquilos, descansados y dispuestos a dar el
100% “Al que madruga, Dios le ayuda.
100% “Al que madruga, Dios le ayuda.
10.
Concéntrese en lo más importante, definitivamente en las
actividades que lo lleven a sus objetivos, resultados, actuemos rápidamente. Deberá
de saber qué cosas lo llevarán a los resultados, a sus metas y las de la
empresa. Otórguele un valor a cada actividad, A= vital, prioritaria uno,
B= importante, prioridad 2 o delegarse, C= trivial, puede hacerse si se quiere o cancelar.
Puede darle un valor numérico A1, A2, B1...B3..., así encuentra el orden de
importancia y se va colocando ese valor en la agenda o para poder
orientarse e ir trabajando en ese orden. Y otra cosa importante, fije fechas y horas límite para todas las
actividades.
11.
Prepare su programa de actividades paso a paso. Termine todo y
hágalo bien desde la primera vez. Todo es susceptible de mejorar continuamente,
el momento de iniciar es hoy, al hacerlo podrá crear en su vida un hábito de éxito en su tiempo.
12.
Reserve para usted mismo las primeras horas de día,
preferiblemente antes de empezar la jornada de trabajo, para estar al “pie del cañón”
según las necesidades de los clientes internos y externos. En estas horas
programe reuniones, no conteste el teléfono o hágalo estrictamente en casos
necesarios u obligatorios y no permita interrupciones durante este tiempo. Este
le rendirá el doble y el trabajo lo hará dos veces más rápido y, sin
distractores, por supuesto todo se adapta según sus necesidades.
13.
Utilice en primera instancia su agenda para apuntar las cosas y
las ideas que recuerda o algo importante para desarrollo progreso y avance de
la empresa, hágalo en una libreta pequeña, grabadora, etc., y después lo pasa
al lugar adecuado. No use varias agendas, anote donde pueda recurrir fácil y
rápidamente.
14. Esté bien mentalizado positiva mente y preparado para su jornada, no improvise. Por lo regular la improvisación sin planeación da como consecuencias pobres y tristes resultado
15.- Al tener una actitud positiva con respecto al día nos permite llenarnos de energía y poder enfrentar con valor la jornada laboral, no olvidemos que el Éxito depende del 80% de actitud positiva y el 20% de actitud técnica
