(3a Parte) Conjunto de Directivas para Proyectar nuestro Tiempo Disponible

(Parte 3) Conjunto de Directivas para Proyectar nuestro Tiempo Disponible

1. Incorporar su programa de control del tiempo.

2. Importante tomar en cuenta las fechas

3. Evalúe y corrija el tempo no aprovechado.

4. Es importante tomar en cuenta un incentivo en su planeación

5. Ser totalmente específico en su programa.

6. Puede conjuntar diferentes actividades

7. Es mejor tener pocas tareas eficientes que muchas tareas no necesarias

8. Puede delegar algunas tareas hágalo.

9. Debe de saber que sucede mientras usted no esta

10. Evite reuniones no productivas e innecesarias

11. Es importante planear recursos disponibles

12. Buscar, encontrar y tirar cosas a la basura

13. Sea eficiente en sus listas

14. Protéjase y termine el papeleo rápidamente

15. Controle de seguimiento y evalúe resultados

16. Tenga un inventario de su valiosísimo tiempo

17. Registre y valore las actividades que realiza

18. Optimice las actividades hasta donde sea posible

30 Consejos prácticos para el aprovechamiento de su tiempo

1. Planee, determine, aclare sus sueños, metas  y propósitos

2. Recuerde que puede sub dividir los proyectos grandes en más pequeños

3. Revise y Planifique sus actividades

4. No desperdicie su tiempo en actividades de rutina.

5. Siempre tome en cuenta su progreso personal.

6. Controlar y coordinar las interrupciones.

7. No se comprometa a realizar tareas que no le corresponden.o que no pueda cumplir

8. Tenga un escritorio limpio, ordenado y despejado.

9. Planee un horario de realizar y recibir llamadas

10. Aprenda a decir NO cuando sea necesario.

11. Aproveche su tiempo optimo al ser creativo concentrado y con sus 5 sentidospuede ser por las mañanas o tardes según sea el caso

12. Tenga buenas relaciones, eso le ayudara con la comunicación le ahorra tiempo

13. Lo que se hace bien debe hacerse despacio y planeado “toma de decisiones negocios, estrategias, cambios, etc.”

14. Si hay visitas inesperadas debe hacer una nueva cita hasta donde sea posible. 

15. Más vale tinta pálida, que mente brillante, los acontecimientos importantes debe de escribirlos en su agenda.

16. Sea claro al hablar y delegar responsabilidades utilice lenguaje propio y sencillo

17. Realice solamente reuniones programadas y que sean importantes en verdad.

18. Cuando se necesario tome decisiones rápidas pero no precipitadas

19. Piense las cosas pero no desperdicie su tiempo solo pensando llevelas a la acción

20. Dé prioridad a las cosas, esto le ayudara en su productividad

21. Diga No cuando sean peticiones irrazonables, puede perder respeto si cede a todo lo que le solicitan.

22. Ordene por prioridades y colores sus papeles, los debe manipular solo una vez, .

23. Haga su lista nueva al final de cada día y rompa la anterior, no tenga cargos de conciencia

24. No malgaste su tiempo libre, aprovéchelo para disfrutar y descansar de una manera apropiada, hay programas de TV o deportes que lo pueden estresar más, si gasta su energía de reserva en los periodos de descanso, el lunes no tendrá ganas de  empezar el día, al contrario recargue la pila en dichos períodos

25. No Mezcle trabajo con familia, no lleve labores a casa, ni traiga problemas personales a la oficina, debe delinear y respetar cada uno de sus espacios.

26. Guarde un día de descanso para que pueda tener un mejor rendimiento en la semana, Es Imperativo que tenga un pasatiempo que lo haga feliz y le permita disfrutar al máximo su tiempo de recreación, usted lo merece sea selectivo al escogerlo

27. Planee metas en cualquier aspecto de su vida y de seguimiento a las mismas, de prioridad y realicelas

28. Revise su plan diario con una mirada general del día y sienta la confianza de retomar el plan o cambiarlo cuando sea necesario

29. Revise sus planes (estratégico, negocios y de vida) identifique las metas y los objetivos claves.

 30. Aprenda a no aceptar asuntos urgentes o extraordinarios solo si no afectan su productividad y planee resolverlos lo más pronto posible.

( 2da Parte) Algunos consejos para incrementar el rendimiento del tiempo

Algunos consejos para incrementar el rendimiento del tiempo (Parte 2)

a)     Es importante tener en un solo registro de las actividades, tareas, rutinas, llamadas, citas, proyectos, recados, como una lista general de todo lo que tiene que llevar a cabo)     Hay que revisar diariamente dicha lista y ordenarla por prioridad, urgencia e importancia en lo posible elimine o delegue tareas sencillas, puede aplazar algunas de ellas y anótelas en su agenda, haga su lista diaria y elimínelas de su lista general)     Es indispensable realizar la lista diaria del día siguiente para saber que hacer al iniciar su día, procurándola ordenar como se mencionó en el punto anterior)     Evaluar las actividades en alta, media o baja según la productividad y procure reducir las de baja y aumentar las de Alta)     Observe el período de mayor actividad y realice las actividades de mayor importancia y en las de baja actividad realice las de menor importancia puede realizar una segunda selección en privadas y publicas

Siguiendo con lo puntos importantes

3. Realice un análisis de la manera en que está utilizando su tiempo diariamente, esta auto evaluación que debe de ser por escrito, le permitirá valorar la mejor manera de invertir su tiempo y observar cual fue la pérdida de dicho tiempo. Con un método de evaluación sea en su computadora o en una hoja en blanco, puede medir su eficacia como directivo, ejecutivo o cualquier cargo que tenga en la empresa, haga una evaluación honesta y razonable, no trate de engañarse usted mismo, esto le permitirá eliminar los malos hábitos y enfocarse en el rendimiento de sus actividades

4.  Hay que contar con una buena herramienta para administrar el tiempo, puede ser un reloj un cronómetro o cualquier dispositivo electrónico que le permita controlar y medir su tiempo, siempre planifique por escrito o cualquier sistema analógico o digital que sea sencillo y práctico, pero que cumpla las expectativas, y de fácil manejo. Recuerde la frase que dice: “Más vale tinta pálida que mente brillante” Los planes que no se hacen por escrito se olvidan fácilmente y por eso, el hecho de observar constante mente lo escrito, refuerza la concentración la mentalidad y no se crean distractores mentales que nos alejen de lo planeado con información innecesaria.

5. No se sienta culpable por cancelar modificar o cambiar el rumbo de sus planes, esto le permitirá poder cumplir con la parte urgente de su día, pero trate de apegarse lo más posible a lo planeado.

6. En su planeación de agenda haga su lista, de seguimiento a las actividades y mantenga su planeador a la mano para continuar el rumbo trazado, si hay cambios anótelos inmediatamente y trate de utilizar ese tiempo adelantando ciertas actividades. Algunas veces al planear sus actividades puede no tomar en cuenta el tiempo que realiza en dicha actividad, hay  ser ordenado y disciplinado para no caer en ese error que puede perjudicar lo planeado, tome en cuenta los tiempos de traslados, transito, horas pico, imprevistos etc. No se comprometa a citas si no puede llegar puntual y cualquier situación inadvertida avise inmediatamente a su cita para saber si le pueden esperar o no, la puntualidad es el principio de Gente profesional, formal y comprometida que valora su propio tiempo y el tiempo de los demás

7. Al formular su plan diario tome en cuenta la planeación semanal. Si logra seguir sus planes la casualidad y los pretextos no existirán. Es muy importante planear, tal vez pueda hacerlo el domingo por la noche tomando en cuenta la proyección de toda la semana, y cada día antes de salir de la oficina o antes de dormir dé un vistazo a lo planeado y realizase cualquier ajuste, según plan mensual semestral  anual; si lo hace el lunes a primera hora puede tomar más tiempo del necesario y caer en el retraso de lo demás. El horario dependerá de su jornada, su horario, la vida personal y familiar que tenga recuerde hacerlo de manera sencilla y fácil no que requiera mucho tiempo

8. Forme una planificación realista, coherente, flexible. Recomendamos hacerlo de la siguiente manera 50% a actividades urgentes e importantes primero o primero enfocándose en resultados de su negocio después 20% a urgencias y contratiempos recuerde ser adaptable y maleable a los problemas que se susciten 20% para tareas administrativas y 10 al tiempo destinado para usted, para aumentar su creatividad, proyectar, evaluar, aterrizar y concretar ideas tal vez algo de diversión pero sin divagar una cosa es lo planeado y otra lo que se logró

9. Los asuntos complicados como problemas, juntas, reportes, evaluaciones, trátelos por la mañana ya que nuestra mente y cuerpo están tranquilos, descansados y dispuestos a dar el 
100%  “Al que madruga, Dios le ayuda.

10. Concéntrese en lo más importante, definitivamente en las actividades que lo lleven a sus objetivos, resultados, actuemos rápidamente. Deberá de saber qué cosas lo llevarán a los resultados, a sus metas y las de la empresa. Otórguele un valor a cada actividad, A= vital, prioritaria uno, B= importante, prioridad 2 o delegarse, C= trivial, puede hacerse si se quiere o cancelar. Puede darle un valor numérico A1, A2, B1...B3..., así encuentra el orden de importancia y se va colocando ese valor en la agenda o para poder orientarse e ir trabajando en ese orden. Y otra cosa importante,  fije fechas y horas límite para todas las actividades.

11. Prepare su programa de actividades paso a paso. Termine todo y hágalo bien desde la primera vez. Todo es susceptible de mejorar continuamente, el momento de iniciar es hoy, al hacerlo podrá crear en su vida un hábito de éxito en su tiempo.

12. Reserve para usted mismo las primeras horas de día, preferiblemente antes de empezar la jornada de trabajo, para estar al “pie del cañón” según las necesidades de los clientes internos y externos. En estas horas programe reuniones, no conteste el teléfono o hágalo estrictamente en casos necesarios u obligatorios y no permita interrupciones durante este tiempo. Este le rendirá el doble y el trabajo lo hará dos veces más rápido y, sin distractores, por supuesto todo se adapta según sus necesidades.

13. Utilice en primera instancia su agenda para apuntar las cosas y las ideas que recuerda o algo importante para desarrollo progreso y avance de la empresa, hágalo en una libreta pequeña, grabadora, etc., y después lo pasa al lugar adecuado. No use varias agendas, anote donde pueda recurrir fácil y rápidamente.

14. Esté bien mentalizado positiva mente y preparado para su jornada, no improvise. Por lo 
regular la improvisación sin planeación da como consecuencias pobres y tristes resultado

15.- Al tener una actitud positiva con respecto al día nos permite llenarnos de energía y poder enfrentar con valor la jornada laboral, no olvidemos que el Éxito depende del 80% de actitud positiva y el 20% de actitud técnica

(1a Parte) La optimización y Administración de nuestro tiempo

La optimización y  Administración de nuestro tiempo. (PRIMERA PARTE)

Introducción – ¿Cómo me preparo para salir de casa?
Debemos de entender que al salir de casa lo hacemos con la energía que nos cubrirá durante el día… si vemos el cielo nublado, el clima frío y con algo de lluvia… seguramente tendremos una expresión de mala gana exclamando ¡Qué día tan feo y lluvioso además del frío horrible que ya empezó! nuestra actitud determina la manera de ver las oportunidades y las imposibilidades en el día, así como la manera de optimizar el tiempo
Comenzando…

¡QUÉ BELLA ES LA VIDA!

Estoy cansado de trabajar y de ver a la misma gente de camino a mi trabajo todos los días, el tráfico insoportable, la gente empujándose en el transporte colectivo. Todos los días es igual, ya no soporto esta monotonía.
Llego a casa y mi esposa sirve lo mismo del almuerzo para cenar. Voy a entrar al baño y mi pequeña hija quiere jugar conmigo, ni siquiera puedo ir al baño tranquilo, ¡¡¡caray!!! ¿Qué no entiende que estoy cansado?, ¿Qué mi esposa no se da cuenta que necesito descansar? ¡Que no puedo más quiero DESCANSAR!
Mi padre es bastante impertinente en muchas ocasiones y quiere platicar conmigo ufff que flojera me da ¡¡  cuando lo único que yo quisiera es descansar, apenas y duermo, y entre clientes, esposa, hija y padre me vuelven loco, ya no puedo más, ¡ESTOY HARTO¡. Quiero paz. Lo único bueno del día es dormir. Al cerrar los ojos siento un gran alivio, es olvidarme de todo y de todos, ya no más problemas por fin a Descansar ¡qué alivio mmmm que rico!
"Hola, vengo por ti."
"¿Quién eres tú?, ¿Cómo entraste?"
"Me manda Dios por ti. Dice que escuchó tus quejas y, tienes razón, es hora de descansar."
"Eso no es posible, para eso tendría que estar muerto... ¿no?"
"Así es, estás muerto. "
Ya no tienes de que preocuparte, ni aguantar a esas personas que te hacen sufrir tanto, ni a tu esposa con sus guisos y su manera de ver las cosas, ni a tu hija que no te dejaba ni ir al baño, ni tendrás que escuchar más los consejos de tú viejo padre"
"Pero ¿qué va a pasar con todo?, ¿con mi trabajo?"
"No te preocupes, mira ven a asomarte...
Ves aquel hombre que trabaja dedicada mente en tu escritorio, ya contrataron en la empresa alguien que te supliera y, por cierto lo hace mejor que tú y él está muy feliz con la oportunidad de tener empleo, porque él llevaba tiempo sin trabajar"
"¿Y mi esposa?, ¿Y mi bebe?
"No te preocupes.
A tu esposa le fue dado un buen hombre que la quiere, respeta y valora, le encantan sus guisos y se lleva estupendamente con ella, es muy paciente y la complace en todo, además que ama a tu hija y juega con ella todos los días después del trabajo y antes de dormir hacen juntos su oración y son muy felices.
Ellas también lo aman mucho"
"No. No puedo estar muerto."
"Lo siento, la decisión ya fue tomada, ven conmigo."
"Pero eso significa que jamás volveré a besar a mi bebe, ni decirle a mi esposa cuanto la amo, ni darle un abrazo a mi padre y compartir momentos con él.
No, no quiero morir, quiero vivir, envejecer junto a mi esposa, no quiero morir todavía."
"Por favor Señor no quiero morir, dame otra oportunidad de vivir.
Sin tan solo me dieras una nueva oportunidad te, te juro que sería muy diferente, Por favor Señor dame una última oportunidad. Te lo suplico, te lo imploro, te la ruego por favor, por favor"
"Despierta amor tienes una pesadilla." Me sacudió mi esposa muy fuerte, entonces abrí los ojos. Me gire y mire su rostro, y la abrace fuertemente como hacía mucho no lo hacia
"No, no fue una pesadilla, fue una oportunidad que Dios me dio para cumplir con mi vida cabalmente, para demostrarte cuanto te amo a ti y a la bebé, me he dado cuenta que les he fallado y ahora puedo cambiar las cosas y juro que luchare por hacerte feliz, les dedicaré más tiempo, todos los días jugaré y amaré intensamente a la bebé, llamare a papá y lo invitaré a desayunar y no volveré jamás a pasar un solo día sin decir a la gente que amo, que los amo, porque posiblemente sea la oportunidad que tenga de hacerlo y hoy no estoy muerto, estoy vivo y podré disfrutar de todo a pesar de las circunstancias...  viviré con amor y con gozo en esta vida tan hermosa que dios me concedió
¡QUÉ BELLA ES LA VIDA!

Analicemos algunas opciones para poder optimizar nuestro tiempo:

¿Qué debo de hacer antes de salir de casa en la mañana?

1. Al levantarse tome unos minutos de meditación, relajado comuníquese con usted mismo o con algún ser superior (Dios, Buda, la naturaleza etc.), puede pesar en las cosas que hará en el día que debieron de ser planeadas en la noche anterior antes de dormir. Es importante que tome un buen desayuno equilibrado y saludable, tome el tiempo suficiente para no salir con prisas por la mañana, eso provoca estrés y reduce la energía inicial. Tome el detalle de decirle a su esposa e hijos que los ama y si es posible les puede dar un a beso a cada uno (no sabe si tal vez no los vuelva a ver), si es soltero recuerde a sus padres, amigos, pareja o a alguna persona significativa en su vida, eso le dará satisfacción emocional antes de iniciar el día. Es importante estar informado, sin embargo evite los noticieros amarillistas, busque si es de su agrado, un noticiero formal  e interesante que le dé información fehaciente.
Iniciar con la jornada laboral.

2. Al llegar coordine sus pendientes con el personal asistente siguiendo un plan de actividades: llamadas, clientes, reuniones, correo electrónico cuestiones personales etc. elabore una lista de cuestiones urgentes e importantes y ordenes las acciones, Si es Lunes, revise el plan de semana realizado el viernes pasado y trate de apegarse al plan. Siga sus propias instrucciones para solucionar todas las actividades y pendientes antes de ir al almuerzo. (Vea el siguiente diagrama)

No se pierda la segunda parte de este Blog ...

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